Entegratör, temel olarak farklı sistem, uygulama veya veri kaynakları gibi elektronik bileşenlerin iletişim ve etkileşim kurmasını sağlayan bir yazılım veya araçtır. E-fatura entegratörleri ise bu işleyişi elektronik ortamda belli başlı verileri yönetmek amacıyla kullanılır.
Kanun koyucu tarafından oluşturulan düzenlemelere göre günümüzde e-arşiv yönetimi bazı zorunluluklar içermektedir. Bu zorunluluklardan biri de e-fatura sistemidir. E-fatura entegratörleri, e-fatura işlemlerinin kolaylıkla yönetilebilmesi açısından son derece işlevsel araçlardır. Fiziksel ve kâğıt fatura kesiminin terk edilmesiyle, e-fatura sistemleri daha fazla önem kazanmıştır.
E-fatura, zaman ve işgücü açısından üst düzey bir tasarruf sağlar. Bu sistem, dijital ortam üzerinden kolay ve hızlı fatura kesmenin yanı sıra faturaların depolanabilmesini de mümkün hale getirir. Bu da firmaların zaman ve işgücü maliyetini azaltır.
Firmaların e-fatura sisteminden etkili şekilde yararlanması ve yasal gereklilikleri yerine getirmesi, entegrasyon sistemleriyle daha da etkin hale gelmiştir. Geliştirilen ve mükelleflerce kullanılması zorunlu olan sistem ise GİB portalıdır. GİB portalının verimli kullanılması ve yükümlülüklerin yerine getirilmesi için, GİB tarafından yetkilendirilen özel entegratörlerden faydalanmak mümkündür. Özel entegratörler, GİB tarafından sertifikalandırılır ve bu firmalara ilişkin bilgilere GİB’in resmi web sitesi üzerinden ulaşılabilir.
Entegratörler, iş süreçlerinde önemli bir role sahiptir. E-fatura ve benzeri elektronik işlemlerin kolaylıkla yürütülmesini ve yasal mevzuatların yerine getirilmesini sağlarlar. Entegratörler, çeşitli araç ve sistemleri bir arada kullanmayı sağlayan dijital araçlardır.
GİB’in e-belge yönetimine ilişkin uygulamasındaki temel amaç, zaman ve maliyet tasarrufu sağlamaktır. E-belge yönetim sistemlerinin rolü, işverenlere maliyet ve zaman açısından tasarruf sağlamaktır.
Geleneksel faturalandırma yöntemleri mükellefler için zorlayıcıdır. Bu yöntemler:
Vergi denetiminin yapılması,
Cezalardan kaçınmak,
Düzenli fatura kesilmesi ve vergi yükümlülüklerinin yerine getirilmesi,
gibi işlemler açısından zorluklar yaratır. E-belge sistemi ise, gecikme veya maliyetleri azaltma açısından avantaj sağlar.
Yeni düzenlemeler ile mükelleflerin e-belge sistemlerine adapte olması için üç seçenek vardır:
E-fatura, e-belge, e-irsaliye, e-defter ve e-arşiv gibi elektronik belgelerin e-fatura entegratör firmaları tarafından yönetilmesi.
GİB tarafından tahsis edilen portalın kullanılması.
Mükellefin kendi sistemlerini GİB sistemi ile entegre etmesi.
GİB, özel entegratör firmalarını teşvik etmektedir. Bu sayede, GİB tek bir firma üzerinden sistemleri daha kolay kontrol edebilir. Entegratörler, tüm e-belge sürecinin konforlu şekilde yönetilmesini sağlar.
E-fatura entegratörleri, mükelleflerin fatura sürecini dijital ortama taşımalarını sağlayan yazılım veya hizmet sağlayıcılardır. Entegratörler birçok dijital çözüm ve avantaj sunar:
Mükelleflerin finansal sistemlerini entegre eder ve iş süreçlerini kolaylaştırır.
GİB standartlarına ve mevzuatlarına uygunluk sağlar.
Fatura süreçlerini izleme, analiz etme, raporlama ve takip etme imkanı sunar.
Faturaların dijital kanallar veya araçlar aracılığıyla ilgili birimlere gönderilmesini sağlar.
Entegratörler çeşitli fiyatlandırma modelleri kullanır:
Kullanıcı Sayısı Bazlı: Kullanıcı sayısına göre fiyatlandırma.
İşlem Tabanlı: Yapılan işlemler miktarına göre fiyatlandırma.
Abonelik Tabanlı: Aylık veya yıllık ödemeleri içeren fiyatlandırma.
Paket Bazlı: Belirli hizmet seviyesine göre fiyatlandırma.
Ayrıca, mükelleflerin beklentilerine uygun özel hizmet paketleri de sunulabilir.
